Eigene Projekte umsetzen

Die Rotary Action Group for Reproductive, Maternal and Child Health (RMCH) agiert im Rahmen des Schwerpunktbereichs „Gesundheit von Mutter und Kind“ von Rotary International, in dem Global Grant-Projekte umgesetzt werden sollen. Wir blicken auf eine 25-jährige Erfahrung und Expertise in diesem Schwerpunktbereich zurück und unterstützen Clubs und Distrikte bei der Planung und Umsetzung von Projekten.

Möchten Sie als Club oder Distrikt selbst ein Global Grant-Projekt mit der Rotary Foundation (TRF) durchführen, das im Schwerpunktbereich „Gesundheit von Mutter und Kind“ angesiedelt ist? Dann helfen wir mit Kofinanzierung, Kontakten und Know-How.

Sie haben bereits eine konkrete Projektidee, ggf. sogar schon mit einem Partner vor Ort? Dann folgen Sie diesen Schritten von der Projektidee bis zu Einreichung. Wenn Sie Fragen haben oder Beratung wünschen, dann zögern Sie bitte nicht, sich unter projekte@rmch-rotary.de zu melden.

 

Jährliche Qualifizierung Ihres Clubs/Distrikts für Global Grants durch

  1. Besuch eines Seminars zum Grant-Management und
  2. Unterzeichnung der Club-Absichtserklärung (MoU) zwischen dem Club und Distrikt

Der Hauptsponsor darf maximal 10 aktive Global Grants gleichzeitig durchführen.

  • Suchen Sie in Ihrem Club/Distrikt nach Mitgliedern, die mit den Prozessen und Anforderungen vertraut sind. Kontakte kann bspw. der/die Distriktbeauftragte für den internationalen Dienst herstellen. Auch steht er/sie Ihnen mit Kontakten und Expertise zur Seite.
  • Der Host-Sponsor und internationale Sponsor müssen jeweils einen Grant-Ausschuss einrichten, der sich aus mindestens drei Mitgliedern zusammensetzt. Benennen Sie einen Hauptansprechpartner.
  • Die Bedarfsanalyse ist eine der Voraussetzungen zur Bewilligung. Warum diese so wichtig ist, erklären wir in diesem Video. Die Formular von TRF zur Bedarfsanalyse mit wichtigen Hinweisen und Beispielen von uns finden Sie im Dokument Bedarfsanalyse: Beispiel mit Hinweisen
  • Unterstützen Sie den Partnerclub bei der Ermittlung des Bedarfes in der Gemeinde und leiten daraus die Ziele und Aktivitäten ab (s. Schritt 4).
  • Eine Übersicht mit möglichen Methoden zur Datenerhebung finden Sie hier.
  • Bedarfsanalysen dürfen nur mit Distriktmitteln finanziert werden.
  • Die Ziele müssen sich an den Bedarfen der Gemeinde, die Sie in der Bedarfsanalyse ermittelt haben, orientieren. In diesem Video oder diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie eine Wirkungslogik für Ihr Projekt erstellen. Damit definieren Sie, wie ihre Projektaktivitäten zu den langfristigen Zielen beitragen. Einen Katalog mit förderfähigen Projektaktivitäten finden Sie hier.
  • In diesem Video oder diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Indikatoren formulieren, anhand derer Sie ihre Projekterfolge messen können.
  • Übertragen Sie nun Ihre Ziele und Indikatoren in den Monitoring- und Evaluierungsplan im GG-Antrag.
  • Partner wie andere Clubs/Distrikte, rotarische Aktionsgruppen, Stiftungen, Einzelspender, Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen oder lokale Behörden können Fachwissen sowie personelle und finanzielle Ressourcen zur Erhöhung der Reichweite und Fortführung der Maßnahmen nach Projektende einbringen.
  • Erstellen sie ein Memorandum of Understanding (MoU), das die Art der Zusammenarbeit klar festlegt.
  • Erstellen Sie auf Grundlage der vorangegangenen Schritte einen Projektantrag im Grant Center. Entsprechende Hinweise zur Nutzung des Grant Centers finden Sie hier.
  • Ein Beispiel mit wichtigen Hinweisen zum GG-Projektantrag finden Sie hier auf Deutsch und hier auf Englisch.
  • Binden Sie den Partnerclub/Distrikt und die Zielgruppe mit ein, um diesen zielgruppenkonform und nachhaltig zu gestalten.
  • Wenn Sie auch eine finanzielle oder ideelle Förderung durch RMCH erhalten möchten, füllen Sie bitte diesen Antrag auf Projektförderung durch RMCH aus.
  • das Mindestbudget eines GG muss bei 30.000 USD liegen
  • die Foundation bezuschusst ddfs mit 80% (Spenden von Clubs werden nicht mehr bezuschusst!), max. aber 400.000 USD. Zur Berechnung nutzen Sie bitte den GG Calculator.
  • mind. 15% des Beitrages müssen vom internationalen Partner beigesteuert werden
  • Beachten Sie die Hinweise im Beispielantrag und Beispielbudget
  • Vollständige GG-Anträge werden vom Regional Grant Officers geprüft. Bei Projekten über 50.000 USD wird auch der technische Beraterstab (Cadre of Technical Advisers) konsultiert
  • Anträge auf RMCH-Förderung werden entsprechend unserer Förderkriterien geprüft.
  • ggf. kommt es zu Rückfragen. Beantworten Sie diese zeitnah im Team.
  • Der Hauptprojektkontakt, DRFCC, Clubpräsident/in und Governor/in (falls ddfs verwendet werden) müssen den Antrag genehmigen. Der/die Clubpräsident/in unterzeichnet die Vereinbarung nach der Genehmigung durch Rotary.
  • Wenn Sie zudem eine RMCH-Förderung erhalten, ist nun der Zeitpunkt gekommen, dass Ihr Projekt auf unserer Homepage veröffentlicht wird. Für diesen Projektsteckbrief können Sie diese Vorlage ausfüllen und an projekte@rotary-rmch.de schicken.
  • Der Sponsor-Club sollte ein Girokonto unter Clubkontrolle mit zwei Zeichnungsberechtigten einrichten, das ausschließlich als Projektkonto dient.
  • Richten Sie bei Bedarf neben einem Konto in der lokalen Währung auch ein Konto in Fremdwährungen wie EUR oder USD ein.
  • Überweisen Sie die Barspenden an die Foundation oder direkt auf das Projektkonto.

Regelmäßiger Austausch

  • Kommunizieren Sie regelmäßig im Team und mit den Partnern. Kontaktieren Sie den Regional Grants Officer mit allen Fragen.
  • Treffen Sie Entscheidungen im Team, stellen Sie sicher, dass die Ziele erreicht und das Budget eingehalten werden.
  • Führen Sie, wenn notwendig, eine Projektreise durch. Hinweise zur Reise finden Sie hier und zur Reiseversicherung hier.

Berichte einreichen

  • Der erste Bericht für GG-Projekte ist 12 Monate nach Erhalt der ersten Grant-Zahlung fällig, danach alle weiteren 12 Monate für die Dauer des Projektes. Das System schickt vor wichtigen Terminen Erinnerungen. Wenn Sie eine RMCH-Förderung erhalten, dann leiten Sie die Berichte an RMCH (projekte@rotary-rmch.de) weiter.
  • Dokumentieren Sie das Projekt in Bildern. Stellen Sie sicher, dass alle abgebildeten Personen ihre Zustimmung zur Verwendung gegeben haben. Die Vorlage für eine Einverständniserklärung finden Sie hier.

Bei Bedarf Anpassungen vornehmen und Lernerfahrungen kontinuierlich dokumentieren

  • Überprüfen Sie die Umsetzungspläne und den Zeitplan regelmäßig mit den Beteiligten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dokumentieren Sie die Lernerfahrungen regelmäßig, um diese für weitere Projekte zu nutzen.
  • Jegliche Planänderungen müssen vom Regional Grants Officer bzw. RMCH genehmigt werden.

Mögliche Projektüberprüfung

  • Im Auftrag des Kuratoriums der Foundation (Trustees) stellen erfahrene Rotarier (Cadre of Technical Advisers) ihr technisches Wissen für Projektprüfungen bereit. Dazu zählen a) Technische Beurteilung des Antrags auf Machbarkeit ohne Standortbesuch, b) Standortbesuch zur Beurteilung vor Ort nach technischen Gesichtspunkten, entweder vor Projektbeginn (nur bei Projekten ab 100.000 USD), in beratender Funktion während der Umsetzung (bei Projekten ab 50.000 USD), oder zur Wirkungseinschätzung nach Abschluss, c) stichprobenartige Prüfungen (Audits) zur Beurteilung des Finanzmanagements und der -aufsicht
  • Messen Sie anhand der erfassten Daten die Veränderung in der Gemeinde.
  • Falls die gesetzten Ziele nicht erreicht wurden, überlegen Sie, was Sie in Zukunft anders machen könnten
  • Stellen Sie Partnern, Unterstützern und anderen Projektbeteiligten einen Abschlussbericht zur Verfügung. Für GG-Projekte muss dieser zwei Monate nach Projektende vorliegen. Wenn Sie eine RMCH-Förderung erhalten, dann leiten Sie diesen bitte auch an RMCH weiter.
  • Zahlen Sie alle nicht verwendeten Projektmittel umgehend zurück.
  • Bewahren Sie alle Belege fünf Jahre nach Projektende auf.
  • Inventarisieren Sie Ausstattungsgegenstände und halten Sie fest, wo und in wessen Besitz sich diese befinden. Ein Beispiel für eine Inventarliste finden Sie hier.
  • Nutzen Sie die im Projektverlauf entstandenen Kontakte, Ressourcen (finanziell und personell) und Lernerfahrungen, um eine Replizierung oder Fortführung des Projektes durch Partner oder andere Clubs zu ermöglichen.
  • Teilen Sie ihr Wissen über die notwendigen Kosten und kommunizieren Sie die Projektergebnisse offen gegenüber interessierten Durchführungsorganisationen/Partnern. Nutzen Sie dafür das lessons learned Formular auf Deutsch oder Englisch. Wenn Sie eine RMCH-Förderung erhalten, dann schicken Sie das Dokument bitte an projekte@rotary-rmch.de.

Folgeprojekte mit ähnlichen Inhalten in anderen Regionen/Ländern werden angestoßen (Replizierung/Skalierung)