Eigene Projekte umsetzen
Die Rotary Action Group for Reproductive, Maternal and Child Health (RMCH) agiert im Rahmen des Schwerpunktbereichs „Gesundheit von Mutter und Kind“ von Rotary International, in dem Global Grant-Projekte umgesetzt werden sollen. Wir blicken auf eine 25-jährige Erfahrung und Expertise in diesem Schwerpunktbereich zurück und unterstützen Clubs und Distrikte durch Kontakte, Expertise und Know-how bei der Planung und Umsetzung von Projekten.
Sie möchten mit Ihren eigenen Projekten eine nachhaltige und messbare Wirkung erzielen? Unser neuer Leitfaden für Projekte hilft Ihnen dabei, Ihr Projekt von Beginn richtig aufzusetzen. Sie werden Schritt für Schritt durch den Projektzyklus geführt. Mit unseren thematischen Ausfüllhilfen für Pflichtantragsformulare sowie vielen Erklärvideos wird nicht nur Ihre Arbeit erleichtert, sondern auch die Chancen eines erfolgreichen und langfristig wirksamen Projektes erhöht.
Wenn Sie ein GG-Projekt umsetzen möchten, dann lesen Sie unter „Leitfaden für GG- Projekte“ nach. Planen Sie ein reines Club-zu Club Projekt mit RMCH-Unterstützung, dann lesen Sie unter„Leitfaden RMCH-Projekt“ nach.
Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser erfahrenes Team projekte@rmch-rotary.de.
Leitfaden für GG-Projekte
- Suchen Sie in Ihrem Club/Distrikt nach Mitgliedern, die mit den Prozessen und Anforderungen vertraut sind. Kontakte kann bspw. der/die Distriktbeauftragte für den internationalen Dienst herstellen. Auch steht er/sie Ihnen mit Kontakten und Expertise zur Seite.
- Der Host-Sponsor und internationale Sponsor müssen jeweils einen Grant-Ausschuss einrichten, der sich aus mindestens drei Mitgliedern zusammensetzt. Benennen Sie eine/n Hauptansprechpartner/in.
- Die Bedarfsanalyse ist Teil des Antrages bei TRF und die Grundlage für das Projekt. Warum diese so wichtig ist, erklären wir in diesem Video.
- Eine Ausfüllhilfe für das von TRF geforderte Formular „community assessment“ (Bedarfsanalyse) finden Sie hier (DEU|ENG).
- Eine Übersicht mit möglichen Methoden zur Datenerhebung finden Sie hier (DEU|ENG).
Wichtiger Hinweis: Bedarfsanalysen dürfen nur mit Distriktmitteln finanziert werden.
- Einen Katalog mit förderfähigen Projektaktivitäten und wichtigen Hinweisen finden Sie hier (DEU|ENG).
- Die Ziele müssen sich an den in der Bedarfsanalyse ermittelten Bedürfnissen der Gemeinde orientieren. Grundlage für die Erstellung eines wirkungsvollen und messbaren Projektes ist eine sogenannte Wirkungslogik. Wir empfehlen Ihnen daher, sich mit den folgenden Dokumenten auseinanderzusetzen:
- In diesem Video oder diesem Dokument (DEU|ENG) erfahren Sie, wie Sie eine Wirkungslogik erstellen.
- In diesem Video oder diesem Dokument (DEU|ENG) erfahren Sie, wie Sie anschließend Indikatoren formulieren, anhand derer Sie Ihre Projekterfolge messen können.
- Ihre Ziele und Indikatoren können Sie anschließend in den GG- Projektantrag übertragen.
- Partner wie andere Clubs/Distrikte, rotarische Aktionsgruppen, Stiftungen, Einzelspender, Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen oder lokale Behörden können Fachwissen sowie personelle und finanzielle Ressourcen zur Erhöhung der Reichweite und Fortführung der Maßnahmen nach Projektende einbringen.
- Erstellen Sie eine Absichtserklärung/Memorandum of Understanding (MoU) (DEU|ENG), das die Art der Zusammenarbeit klar festlegt.
- Erstellen Sie auf Grundlage der vorangegangenen Schritte einen Projektantrag im Grant Center. Entsprechende Hinweise zur Nutzung des Grant Centers finden Sie hier.
- Eine Ausfüllhilfe mit wichtigen Hinweisen zum GG-Projektantrag finden Sie hier (DEU|ENG).
- Binden Sie den Partnerclub/Distrikt und die Zielgruppe mit ein, um diesen zielgruppenkonform und nachhaltig zu gestalten.
- Wenn Sie auch eine finanzielle oder praktische und operative Förderung durch RMCH erhalten möchten, füllen Sie bitte diesen Antrag auf Projektförderung aus.
- Das Mindestbudget eines GG muss bei 30.000 USD liegen.
- Die Foundation bezuschusst DDFs mit 80% (Spenden von Clubs werden nicht mehr bezuschusst!), max. aber 400.000 USD. Zur Berechnung nutzen Sie bitte den GG Calculator.
- 15% des Beitrages müssen vom internationalen Partner beigesteuert werden
- In diesem Video und diesem Dokument (DEU|ENG) erklären wir, worauf Sie bei der Erstellung eines Budgets achten sollten.
- Vollständige GG-Anträge werden vom Regional Grant Officer geprüft. Bei Projekten über 50.000 USD wird auch der technische Beraterstab (Cadre of Technical Advisers) konsultiert.
- Anträge auf RMCH-Förderung werden entsprechend unserer Förderkriterien geprüft.
- Ggf. kommt es zu Rückfragen. Beantworten Sie diese zeitnah im Team.
- Der Hauptprojektkontakt, DRFCC, Clubpräsident/in und Governor/in (falls DDFs verwendet werden) müssen den Antrag genehmigen. Der/die Clubpräsident/in unterzeichnet die Vereinbarung nach der Genehmigung durch Rotary.
- Wenn Sie zudem eine RMCH-Förderung erhalten, ist nun der Zeitpunkt gekommen, dass Ihr Projekt auf unserer Homepage veröffentlicht wird. Bitte füllen Sie diese Vorlage für Ihren Projektsteckbrief aus und senden diesen an projekte@rotary-rmch.de.
- Der Sponsor-Club sollte ein Girokonto unter Clubkontrolle mit zwei Zeichnungsberechtigten einrichten, das ausschließlich als Projektkonto dient.
- Richten Sie bei Bedarf neben einem Konto in der lokalen Währung auch ein Konto in Fremdwährungen wie EUR oder USD ein.
- Überweisen Sie die Barspenden an die Foundation oder direkt auf das Projektkonto.
Regelmäßig austauschen
- Kommunizieren Sie regelmäßig im Team und mit den Partnern. Kontaktieren Sie den Regional Grants Officer bei allen Fragen.
- Treffen Sie Entscheidungen im Team, stellen Sie sicher, dass die Ziele erreicht und das Budget eingehalten werden. In diesem Video und diesem Dokument (DEU|ENG) finden Sie Hinweise zum Finanzmanagement.
- Führen Sie, wenn notwendig, eine Projektreise durch. Hinweise zur Reise finden Sie hier und zur Reiseversicherung hier.
Berichte einreichen
- Der erste Bericht für GG-Projekte ist 12 Monate nach Erhalt der ersten Grant-Zahlung fällig, danach alle weiteren 12 Monate für die Dauer des Projektes. Das System schickt vor wichtigen Terminen Erinnerungen. Wenn Sie eine RMCH-Förderung erhalten, dann leiten Sie die Berichte an RMCH weiter.
- Dokumentieren Sie das Projekt in Bildern. Stellen Sie sicher, dass alle abgebildeten Personen ihre Zustimmung zur Verwendung gegeben haben. Die Vorlage für eine Einverständniserklärung finden Sie hier (DEU|ENG).
Bei Bedarf Anpassungen vornehmen und Lernerfahrungen kontinuierlich dokumentieren
- Überprüfen Sie die Umsetzungspläne und den Zeitplan regelmäßig mit den Beteiligten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dokumentieren Sie die Lernerfahrungen regelmäßig, um diese für weitere Projekte zu nutzen.
- Jegliche Planänderungen müssen vom Regional Grants Officer genehmigt werden.
Mögliche Projektüberprüfung
- Im Auftrag des Kuratoriums der Foundation (Trustees) stellen erfahrene Rotarier (Cadre of Technical Advisers) ihr technisches Wissen für Projektprüfungen bereit. Dazu zählen a) Technische Beurteilung des Antrags auf Machbarkeit ohne Standortbesuch, b) Standortbesuch zur Beurteilung vor Ort nach technischen Gesichtspunkten, entweder vor Projektbeginn (nur bei Projekten ab 100.000 USD), in beratender Funktion während der Umsetzung (bei Projekten ab 50.000 USD), oder zur Wirkungseinschätzung nach Abschluss, c) stichprobenartige Prüfungen (Audits) zur Beurteilung des Finanzmanagements und der -aufsicht.
- Stellen Sie Partnern, Unterstützern und anderen Projektbeteiligten einen Abschlussbericht zur Verfügung. Für GG-Projekte muss dieser zwei Monate nach Projektende vorliegen. Wenn Sie eine RMCH-Förderung erhalten, dann leiten Sie diesen bitte auch an RMCH weiter.
- Zahlen Sie alle nicht verwendeten Projektmittel umgehend zurück.
- Bewahren Sie alle Belege fünf Jahre nach Projektende auf.
- Inventarisieren Sie Ausstattungsgegenstände und halten Sie mithilfe einer Inventarliste (DEU|ENG) fest, wo und in wessen Besitz sich diese befinden.
- Nutzen Sie die im Projektverlauf entstandenen Kontakte, Ressourcen (finanziell und personell) und Lernerfahrungen, um eine Replizierung oder Fortführung des Projektes durch Partner oder andere Clubs zu ermöglichen.
- Teilen Sie ihr Wissen über die notwendigen Kosten und kommunizieren Sie die Projektergebnisse offen gegenüber interessierten Durchführungsorganisationen/Partnern. Nutzen Sie dafür das lessons learned Formular (DEU|ENG). Wenn Sie eine RMCH-Förderung erhalten, dann schicken Sie das Dokument bitte an projekte@rotary-rmch.de
Erfolgreiche Maßnahmen können in anderen Regionen des Landes angestoßen werden.
Leitfaden RMCH-Projekt
Wenn Sie ein Club-zu-Club-Projekt ohne Beteiligung von TRF durchführen möchten, unterstützen wir Sie finanziell und bei Bedarf auch bei der Projektplanung bis hin zum -Abschluss. Nutzen Sie dafür bitte auch folgenden Leitfaden.
- Unterstützen Sie Ihren Partnerclub bei der Ermittlung des Bedarfes in der Gemeinde und leiten daraus die Aktivitäten ab. In diesem Video erklären wir, warum eine Bedarfsanalyse so wichtig ist. Eine Übersicht mit möglichen Methoden zur Datenerhebung finden Sie hier (DEU|ENG).
- Gleichzeitig sollen Daten zur Ausgangslage gesammelt werden, um entsprechende Ziele festzulegen (sh. Schritt 2). Dies ist wichtig, um später den Projekterfolg zu messen.
Die Ziele müssen sich an den in der Bedarfsanalyse ermittelten Bedürfnissen der Gemeinde orientieren. Grundlage für die Erstellung Ihres Projektes ist eine sogenannte Wirkungslogik. Mithilfe dieser definieren Sie Ihre Projektziele und legen dar, wie Ihre Projektaktivitäten schrittweise und langfristig dazu beitragen.
- Einen Katalog mit förderfähigen Projektaktivitäten und wichtigen Hinweisen finden Sie hier (DEU|ENG).
- In diesem Video oder diesem Dokument (DEU|ENG) erfahren Sie, wie Sie eine Wirkungslogik erstellen.
- In diesem Video oder diesem Dokument (DEU|ENG) erfahren Sie, wie Sie anschließend Indikatoren formulieren, anhand derer Sie Ihre Projekterfolge messen können.
- Partner wie andere Clubs/Distrikte, rotarische Aktionsgruppen, Stiftungen, Einzelspender, Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen oder lokale Behörden können Fachwissen sowie personelle und finanzielle Ressourcen zur Erhöhung der Reichweite und Fortführung der Maßnahmen nach Projektende einbringen.
- Erstellen Sie eine Absichtserklärung/Memorandum of Understanding (MoU) (DEU|ENG), das die Art der Zusammenarbeit klar festlegt.
- Füllen Sie für eine finanzielle oder ideelle Förderung durch RMCH bitte diesen Antrag auf Projektförderung durch RMCH Binden Sie die Erkenntnisse aus der Bedarfsanalyse und die erarbeiteten Ziele, Indikatoren und Aktivitäten ein.
- Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Partnerclub das Budget. In diesem Video und diesem Dokument (DEU|ENG) erklären wir, worauf Sie bei der Erstellung eines Budgets achten sollten.
- Vollständige Anträge werden anhand unserer Förderkriterien bewertet.
- Ggf. kommt es zu Rückfragen durch RMCH. Beantworten Sie diese zeitnah im Team.
- Nach der Bewilligung veröffentlichen wir Ihr Projekt auf unserer Homepage. Bitte füllen Sie diese Vorlage für Ihren Projektsteckbrief aus und senden diesen an projekte@rotary-rmch.de.
- Der Sponsor-Club sollte ein Girokonto unter Clubkontrolle mit zwei Zeichnungsberechtigten einrichten, das ausschließlich als Projektkonto dient.
- Richten Sie bei Bedarf neben einem Konto in der lokalen Währung auch ein Konto in Fremdwährungen wie EUR oder USD ein.
Regelmäßig austauschen
- Kommunizieren Sie regelmäßig im Team und mit den Partnern. Kontaktieren Sie das RMCH-Team bei Fragen.
- Treffen Sie Entscheidungen im Team, stellen Sie sicher, dass die Ziele erreicht und das Budget eingehalten werden. In diesem Video und diesem Dokument (DEU|ENG) finden Sie Hinweise zum Finanzmanagement.
- Führen Sie, wenn notwendig, eine Projektreise durch.
Berichte einreichen
- Reichen Sie alle 12 Monate einen Zwischenbericht ein, um über den aktuellen Stand des Projektes zu berichten. Der Bericht für das erste Projektjahr sollte spätestens 2 Monate danach vorliegen.
- Dokumentieren Sie das Projekt in Bildern. Stellen Sie sicher, dass alle abgebildeten Personen ihre Zustimmung zur Verwendung gegeben haben. Die Vorlage für eine Einverständniserklärung finden Sie hier (DEU|ENG)
Bei Bedarf Anpassungen vornehmen und Lernerfahrungen kontinuierlich dokumentieren
- Überprüfen Sie die Umsetzungspläne und den Zeitplan regelmäßig mit den Beteiligten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dokumentieren Sie die Lernerfahrungen regelmäßig, um diese auch für weitere Projekte zu nutzen.
- Kommunizieren Sie finanzielle und inhaltliche Planänderungen vor der Umsetzung an RMCH und Ihre Partner.
- Messen Sie anhand der erfassten Daten die Veränderung in der Gemeinde (sh. auch Schritt 2: Formulierung der Projektziele).
- Falls die gesetzten Ziele nicht erreicht wurden, überlegen Sie, was Sie in Zukunft anders machen könnten.
- Stellen Sie RMCH, aber auch Partnern, Unterstützern und anderen Projektbeteiligten einen Abschlussbericht Bildern zur Verfügung. Dieser muss spätestens zwei Monate nach Projektende vorliegen.
- Zahlen Sie alle nicht verwendeten Projektmittel umgehend zurück.
- Bewahren Sie alle Belege fünf Jahre nach Projektende auf.
- Inventarisieren Sie Ausstattungsgegenstände und halten Sie mithilfe einer Inventarliste (DEU|ENG) fest, wo und in wessen Besitz sich diese befinden.
- Nutzen Sie die im Projektverlauf entstandenen Kontakte, Ressourcen (finanziell und personell) und Lernerfahrungen, um eine Replizierung oder Fortführung des Projektes durch Partner oder andere Clubs zu ermöglichen.
- Teilen Sie ihr Wissen über die notwendigen Kosten und kommunizieren Sie die Projektergebnisse offen gegenüber interessierten Durchführungsorganisationen/Partnern. Nutzen Sie dafür das lessons learned Formular (DEU|ENG).
Erfolgreiche Maßnahmen können in anderen Regionen des Landes angestoßen werden.